Les outils en ligne indispensables pour gagner du temps au quotidien – Organisation

Aujourd’hui, j’avais envie de vous partager notre retour d’expérience sur les outils en ligne qu’on utilise très régulièrement chez Lootsee.

Comment il y en a beaucoup 😉 

Ce 1er article sera consacré aux outils liés à l’organisation.

Dans un 2e article, on parlera des outils qu’on utilise pour la création des contenus.

 

Le plus simple, pour vous parler des outils, c’est de partir des besoins d’un entrepreneur.

Organiser vos idées, vos pistes de développement :

Notion, c’est un peu l’outil dont tout le monde parle en ce moment, et c’est justifié, car il sait à peu près tout faire facilement.

Le piège avec Notion, c’est tout simplement d’en mettre dans tous les sens… si vous travaillez à plusieurs, il faudra définir une structure, et surtout que tout le monde s’y plie 😉

Autre conseil, faites régulièrement du tri !

Si vous avez tendance à vous éparpiller, utilisez plutôt Evernote, il vous permettra d’organiser vos notes de manière efficace.

Prioriser vos projets et définir vos prochaines actions :

Chez Lootsee, on a testé beaucoup d’outils : Clickup, Asana, Todoist, Wunderlist, Trello, Notion (car oui il permet aussi de faire ca 😉

Aujourd’hui on est de retour chez Asana. Mais on a l’utilise de manière simplifiée : dans chaque projet on a simplement les 5 prochaines actions à faire. 

Ça nous permet de gagner du temps quand on fait le point sur les différents projets. 

La version gratuite permet déjà de faire tout ce dont on a besoin, même pour un travail collaboratif.

Pour le travail avec notre Community Manager, on travaille sur Trello, c’était plus visuel pour valider les futurs publications et surtout ça nous permet de ne pas tout mélanger.

Vous voyez tout est possible, à vous de trouver l’outil et l’organisation qui vous convient. N’oubliez pas que l’outil doit vous aider et pas vous polluer.

Suivre votre temps :

Clockify est un très bon outil pour identifier clairement où nous passons du temps.

Nous l’utilisons quotidiennement pour suivre la consommation de notre temps. Au moment de l’analyse chaque semaine ou chaque mois, cela nous a souvent servi à corriger les mauvaises habitudes que nous avions prises : trop de temps passé sur un projet, pas assez sur des tâches clé (prospection, compta…)

Gérer vos rendez-vous :

Google Agenda : c’est l’indispensable, pour avoir accès à vos rendez-vous facilement depuis votre mobile. 

Si vous avez plusieurs comptes (un perso et un pro) n’oubliez pas de partager vos agendas.

Calendly : l’outil magique pour gagner du temps, car en envoyant un simple lien web, votre interlocuteur peut positionner un rendez-vous selon vos disponibilités.
Attention, à bien tenir votre agenda pour éviter les doublons.

La version gratuite permet déjà de définir des règles avancées de planification (par exemple : disponible le mardi de 15h à 18h ou jeudi de 9h à 13h) et bien évidemment de vérifier dans votre agenda qu’un rendez-vous n’est pas déjà planifié.

Réunions en ligne :

Zoom ou Google Meet font aujourd’hui partie des outils les plus utilisés.

Échanger facilement avec vos clients ou vos équipes :

On passe beaucoup trop de temps à écrire des emails au quotidien, parfois un simple tchat pourrait faire l’affaire.

Slack ou Discord peut vous aider à gagner en fluidité dans vos échanges, ils permettent d’envoyer des messages instantanés, des fichiers, de partager son écran facilement.

Sécuriser ses fichiers et partager des documents avec votre équipe et vos clients :

Utilisation d’un drive en ligne (Google Drive, OneDrive, DropBox,..)

Ces outils vous permettent d’avoir :

  • une copie de vos fichiers sur votre ordinateur
  • une copie de vos fichiers sur le cloud

Travailler à plusieurs sur les mêmes documents :

Google sheets (tableur), Google docs (traitement de textes), Google Slides (présentation)

Avec ces outils on peut décider qui peut voir, modifier ou commenter chaque document.

Gérer votre relation client (CRM) :

Hubspot est très complet pour suivre tous les échanges avec vos clients, suivre leurs demandes (sous forme de ticket).

Automatiser vos tâches récurrentes :

Pour les débutants, Zapier vous permettra facilement de mettre en place vos premières automatisations.

Pour les besoins plus évolués, Make (ancien Integromat) sera plus adapté.

 

Vous pouvez constater que la liste est longue…

N’oubliez pas au moment d’utiliser un nouvel outil, de réfléchir à comment l’utiliser pour en tirer vraiment profit.

J’espère que cet article vous aura donné de nouvelles idées d’outils à utiliser pour gagner du temps.

À bientôt pour les outils qui pourront vous aider dans la création de vos contenus.

Séverine

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Séverine Lefèvre

Formatrice WordPress site web & eCommerce depuis 2015

severine [at] lootsee.fr

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